Но този текст засега е само на хартия, защото в нашата страна няма нито традиция, нито опит в писането на препоръки. В последните години обаче все повече български служители искат от работодателите си такъв документ. Обикновено препоръките се използват при кандидатстване за обучение или специализация в страната или чужбина, по-рядко при постъпване на нова работа. Независимо от предназначението на документа, на мениджърите по персонала все по-често ще се налага да пишат такива „оценки“.
Затова е добре да познават задължителните елементи на съдържанието, както и да владеят специфичния език на тези текстове, за да звучат те „елегантно“ - дори когато става дума за недотам добър служител, препоръката да бъде обективна, без да звучи грубо и обидно. Немскоговорящият свят е доста напред в това отношение.
В Германия дори е разработен „кодиран език“ на препоръките, елементи от който сравнително лесно могат да бъдат приспособени към българските условия.
В Германия няма единен Кодекс на труда. Трудовоправните норми са разпределени в 1012 различни закона. Някои от тях са доста специфични. Централен е Гражданският кодекс, в който е записано изискването и правото на служителя да получи препоръка.
В практиката се използват два вида препоръки проста и квалифицирана.
Освен масовия вид квалифицирана препоръка при напускане са познати още два подвида.
Първият е междинната препоръка - такава, която служителят може да поиска още докато работи в предприятието. Например, когато идва нов началник или служителят се мести в друг отдел, или отива на специализация.
Вторият подвид на квалифицираната препоръка е т.нар. препоръка за професионално образование. Тя е специфична за германската дуална образователна система, при която част от обучението се осъществява в реална работна среда. В края на тази фаза на обучение работниците също получават препоръки.
Повечето служители искат квалифицирана препоръка, затова проста препоръка се пише много рядко. Все пак е добре да се знае каква е нейната структура. Тя задължително съдържа името на служителя, личните му данни, продължителността на трудовото му правоотношение със съответната фирма, както и неговата функция или длъжност в компанията.
Такава препоръка по правило се пише само за позиции, свързани със съвсем нискоквалифицирана работа.
Квалифицираната препоръка
Съдържа много повече информация. Освен личните данни в нея се включват също сведения за различните задачи и функции, които е изпълнявал служителят във фирмата, проследява се неговото кариерно и личностно развитие, описва се и последната му длъжност.
Ако служителят е участвал в специални проекти или задачи наред с рутинната му дейност, това също трябва да се отрази в препоръката.
В добрата квалифицирана препоръка е посочено какви знания и опит е събрал служителят в процеса на работата си в предприятието. Тя съдържа също обща оценка на представянето или на резултата от работата.
Особено важно е също да се посочи причината, поради която служителят напуска фирмата - дали това става по негово собствено желание, или фирмата е принудена да прекрати трудовия договор по някакви фирмени причини (те трябва да се посочат конкретно).
Опитът показва, че е добре такава препоръка да завършва с някаква заключителна формула за съжаление, благодарност или пожелание. Към нея ще се върна отново по-късно. Законодателството в Германия не просто дава право на служителите да искат препоръки.
В допълнение съдебната практика е наложила едно правило за тяхното съдържание, а именно, че препоръката трябва да бъде eдновременно обективна и доброжелателна към оценявания. Това съчетание е доста трудно.
Как може лошият резултат да се представи в доброжелателна светлина?
Тъкмо конфликтът, който съдържа в себе си тази формула - обективност и доброжелателност, роди кодирания език на препоръките. Той позволява диференциация на доброжелателните формулировки.
В по-големите фирми със собствени отдели за човешки ресурси препоръките се изготвят от хората в тези отдели.
Много е важна информацията, която тези хора ще получат от съответния отдел или звено, в което работи оценяваният служител.
Обикновено ръководителят на въпросното звено получава от отдел „Човешки ресурси“ една скала, по която той оценява служителя си за всеки отделен критерий (виж карето).
Четиристепенната скала
В нея умишлено няма средна стойност. Целта е да се избегне опасността оценяващият да върви по пътя на най-малкото съпротивление и да дава оценки някъде по средата. В скалата няма и цифрови оценки.
Избрали сме четири оценъчни формулировки, подредени от най-добрата към найлошата. Например: Качество на работата (внимателно, безупречно изпълнение на поставените задачи) - много силно изразено; - силно изразено; - задоволително изразено; - достатъчно изразено.
В текста на самата препоръка всяка една от тези четири формулировки се „облича“ в съответни нюансирани фрази от кодирания език на препоръките.
Например:
- Много силно изразено: „Г-жа/г-н Х. се отличаваше с изключително внимателния си и надежден стил на работа; тя/той винаги постигаше изключителни резултати в работата си при минимален разход на време; дори в напрегнати ситуации нейното/неговото изпълнение на поставените задачи се отличаваше с ефективност, по-висока от средната.“
- Силно изразено: „Г-жа/г-н Х. беше много убедителна/ убедителен с винаги внимателния си и надежден стил на работа; отличаваше се с ефективност, по-висока от средната; винаги изпълняваше поставените задачи внимателно и надеждно и постигаше много добри резултати в работата си.“
- Задоволително изразено: „Г-жа/г-н Х. работеше надеждно, внимателно и постигаше добри резултати в работата си.“
- Достатъчно изразено: „Г-жа/г-н Х. показа, че работи внимателно; като цяло работеше внимателно и точно.“
В тези формулировки личи диференцираният подход. В същото време е изпълнено изискването препоръката да бъде „доброжелателна“ - в крайна сметка никъде не се казва в прав текст нищо отрицателно.
Най-лошата оценка е „като цяло работеше внимателно и точно“.
На пръв поглед, ако не сравним тази формулировка с друга, тя си е направо много положителна. За препоръките е много важна Формулировката, изразяваща степента на удовлетвореност Тя също има различни нюанси.
Ако в немскоезичната култура една препоръка завършва с формулировката „във всяко отношение бяхме изключително доволни от постиженията му“, това означава, че се говори за отличен служител.
Най-слабата оценка е „в общи линии сме доволни от неговата работа“.
Една от обичайните формулировки за оценка между „добър“ и „много добър“ е „крайно удовлетворени сме“ или „винаги оставахме напълно удовлетворени“. Формулировката за степента на удовлетвореност е централен елемент в препоръките. На нея обръщат голямо внимание както оценяващият, така и оценяваният, така също и този, който приема и чете препоръката след това.
В препоръките винаги има и формулировка от рода: „Съжаляваме, благодарим, желаем“
Тя обикновено е съвсем в края на препоръката. Предшества се от изречение, в което се казва, че съответният служител напуска фирмата, считано от еди-коя си дата поради еди-каква си причина - по собствено желание или заради нещо друго.
Следва „ние много съжаляваме за това негово решение“ или само „съжаляваме за това негово решение“, „благодарим му за положения труд“ (ако сме много доволни от него, му благодарим специално за положения труд) и „му желаем всичко най-добро в професионален и личен план“.
И тук, колкото и общи да са формулировките, пак могат да се извадят на преден план разликите, може да се откроят нюанси в отношението на оценяващия.
Тези заключителни фрази са задължителни за всяка препоръка. Ако те липсват, това поражда съмнения у този, пред когото оценяваният представя документа.
По отношение на формулировките в немско- и в англоезичните страни има богато предлагане на стандартизирани текстове. Има ги и във вид на софтуер.
Мениджърът по персонала може да ги прочете, да ги огледа, не не бива да ги използва едно към едно. Задължителното съчетание между обективност и доброжелателност в препоръките определено затруднява написването им.
В резултат на това повечето препоръки звучат прекалено положително и човек трябва да има известен опит и знания в тази сфера, за да усети нюансите. Спазването на принципа за обективност в препоръките се затруднява и от други обстоятелства.
През последните години в Германия имаше масово преструктуриране на фирмите. По немското трудово законодателство обаче уволненията са почти невъзможни. Ето защо работодателите предпочитат да прекратяват трудовите договори по взаимно съгласие.
По този въпрос се преговаря и обикновено се обсъждат две основни теми: откога ще се прекрати договорът и на каква цена. Цената обаче съвсем не означава само сумата на обезщетението. В нея се включва и препоръката, която ще получи служителят срещу съгласието си да напусне доброволно.
За препоръката се преговаря
Много често в тези случаи се издават далеч по-положителни препоръки, отколкото трябва. В крайна сметка тази практика доведе до това, че самите фирми до известна степен девалвираха стойността на препоръката като документ, оценяващ професионалните качества на съответния човек.
Когато четете една препоръка, за да я разберете правилно, много е важно да знаете кой и с какъв професионален опит я е писал.
Ако документът идва от фирма, в която има професионален мениджър по персонала, аз ще знам, че авторът на препоръката е достатъчно квалифициран да я напише. Тогава тя ще има по-голяма тежест за мен.
Но ако препоръката идва от малка фирма, където с управление на персонала се занимават управителят и секретарката му, абсолютно допустимо е текстът да е секретарска компилация от копия на стари препоръки. Тогава за мен този документ няма да има почти никаква стойност.
Това, разбира се, са двете крайности. На практика е много трудно да се прецени правилно дали може да се вярва на дадена препоръка или не.
Традицията на писане на препоръки, сертификати, свидетелства в Германия продължава да е широко разпространена.
Практиката показва обаче, че значението на препоръката при оценяването на кандидата напоследък намалява.
Основни критерии за оценка:
Коментари по посочените тук критерии за оценка на работата обикновено присъстват във всяка квалифицирана препоръка.
- Качество на работата - преценява се по какъв начин се изпълняват поетите задължения, дали човекът е надежден и спазва поставените срокове.
- Самостоятелност - тук става дума за способността да се изпълняват възложените задачи без указанията и подкрепата на колегите и самостоятелно да се свиква с новите задачи.
- Чувство за отговорност - отговорно опериране с информация (за фирмата или за клиенти), отговорност за поетата длъжност, готовност да понася последствията от своите действия.
- Издръжливост - това е готовността и способността за поемане на натоварване, дали служителят запазва самообладание в извънредни ситуации (например при недостиг на време или при възникване на конфликти), дали не проявява колебание и обърканост, дали действа последователно и успешно, когато е под напрежение.
- Целенасоченост - дали служителят преследва поставените цели целенасочено, дали има реалистична оценка за постижимостта на целите, дали е способен да убеди другите (клиенти, колеги) в качеството на нови продукти, във важността на новостите и целите.
- Професионална компетентност - тук трябва да се каже нещо за професионалната квалификация на оценявания (вид и обхват на специализирани познания), дали той прилага познанията си суверенно и целенасочено.
- Наличието или липсата на готовност и способност за учене и продължаваща квалификация е важна тема, защото тя говори за готовността на служителя да възприема нови и повече знания, да се приспособява бързо и сигурно към нови задачи, да реагира гъвкаво на нови изисквания. - Това, разбира се, е свързано с критерия инициативност за повишаване на квалификацията, т.е. самият служител да поема инициативата да се развива в професионален и в личен план.
- Работа в екип - тук се оценява способността за работа в екип, за сработване с колеги и висшестоящи, за оказване на професионална подкрепа на други колеги.
(Ханс-Георг ЦИТЛОУ, IVG Immobilien AG, Бон) (Източник: Капитал Кариери)